Kyocera: Smanjivanje troškova i neučinkovitosti

MDS je skraćenica za Managed Document Services, a odnosi se na sveobuhvatno rješenje za upravljanje dokumentima. Neka gruba procjena govori kako 90% svih direktora uopće nije svjesno koliki su troškovi ispisa dokumenata u tvrtci, stoga je rješenje koje za oko 30% smanjuje te troškove zanimljivo svim profilima kompanija.

Uvođenje ovog rješenja dolazi u nekoliko faza i zapravo je kružan proces. Na početku se u tvrtci u kojoj se planira uvođenje MDS-a provede detaljna analiza flote uređaja, načina organizacije i volumena ispisa. S tvrtkom se izanalizira tijek rada, da bi se nakon procjene krenulo u plan razrade uvođenja. 

Temeljita analiza prije uvođenja 

Kružni proces uvođenja MDS-a ide u pet faza: procjena, projektiranje, implementacija, upravljanje, optimizacija, a s obzirom da je to proces, on zapravo ne prestaje kada se u tvrtku uvede MDS.

Nakon što se sustav za upravljanje dokumentima uvede, za svaki pisač ili multifunkcijski uređaj moguće je odrediti dopuštenja za pojedine djelatnike. Dokumenti do pisača dolaze preko MDS servera i već čekaju na uređaju, a sustav pametno raspoređuje dokumente kako se ne bi čekalo uz pisače. Tek kad se korisnik prijavi na uređaj, krenut će ispis dokumenata, pa je daleko smanjena mogućnost zametanja važnih dokumenata.

Prijava na uređaj može ići preko kartice, pina, a android tableti mogu se instalirati na uređaje koji nemaju Kyocera upravljačku ploču. Sustav pisača sam javlja kada se dogodi kvar na jednom od uređaja ili kada jednostavno treba promijeniti toner, a o pojedinim dijelovima i cijelom sustavu brinu se vanjski djelatnici koji su implementirali sustav. U Hrvatskoj je to tvrtka Xenon Forte iz koje kažu kako iskustvo pokazuje da MDS može smanjiti troškove dokumenata za oko 30 posto. Osim toga,dolazi do pojednostavljenog upravljanja izlaznim dokumentima te smanjenja opterećenja  IT odjela kao i smanjenog utjecaja na okoliš tvrtkinih pisača i MFP uređaja. To pogotovo dolazi do izražaja uzmu li se uz MDS rješenje i Kyocera uređaji. Budući da je kod japanske kompanije jedna od glavnih postavki poslovanja održivost i briga za okoliš, osmišljena je Ecosys tehnologija koja se sastoji od tri komponente. Ekonomiju zastupaju mali troškovi ispisa i nizak TCO. S ekološke strane, Kyocera za svoje glave pisača nudi mnogo dulju garanciju i hvali se izdržljivošću, a mnogo manje otpada zbog dizajna i posebnih tonera također pridonosi ekološkom segmentu. Treća komponenta jest sistemsko printanje koje je prilagodljivo i ima više funkcionalnosti.

Uz KYOCERA MDS nije ideja samo smanjiti troškove, nego i povećati produktivnost, što proizlazi iz  organizacije radnih procesa izlaznih dokumenata. To će također IT odjel osloboditi rutinskih poslova koji mogu biti obrađeni učinkovitije od strane vanjskih izvora. 

KYOCERA MDS je cijeli paket usluga 

Nakon detaljne analize potreba i strukture tvrtke zajedno se sastavlja prilagođeni program koji će se baviti pitanjima. Baš kao i s flotom automobila u poduzeću, moguće je staviti pojedine dijelove ili čak i cijeli izlazni sustav dokumenata u ruke stručnjaka. Od procjene i optimizacije usluga za automatsku nabavu potrošnog materijala do brzog help-deska, moguće je dobiti sve usluge upravljanja izlaznim dokumentima koje trebate na jednom mjestu – bez obzira na brand.

MDS nije namijenjen samo za velike međunarodne korporacije već Kyocera MDS pomaže oko značajnijeg smanjenja troškova u manjim tvrtkama.

Poanta je da nakon što jednom vidite koliko zapravo malo znate o izlaznim troškovima tvrtke i koliko su veliki potencijali ušteda, do izražaja dolazi reorganizacija i efikasnije upravljanje dokumentima. Što se sigurnosti tiče, bez obzira na segment poslovanja, u procesu rada nastaju povjerljive informacije i dokumenti.  Tvrtka je odgovorna za zaštitu dokumenata svojih klijenata i privatnih podataka svojih korisnika, a usluga KYOCERA MDS  nudi veću razinu sigurnosti jer zahtijeva ovlašteni pristup objektima i mrežama, ali i bolje kontrolira što korisnici tiskaju. 

FAKTOR UŠTEDE: Ušteda do 30%

Do ove računice dolazi se manjim korištenjem potrošnog materijala (papir i toneri), nižim troškovima energije, usluge i podrške. Postavljaju se pravila o tome tko može koristiti primjerice tisak u boji da se izbjegnu nepotrebni troškovi. Kod održavanja, tvrtka koja implementira obavlja opskrbu svega što trebate za pisače bez obzira na brand, uz popravke i održavanje, a tu je i sustav za daljinski nadzor.

On utvrđuje neispravnost opreme i brzu reakciju bez potrebe za prisutnosti na lokaciji. U faktor uštede ulazi i optimizacija. Smanjuje se opterećenje IT odjela, a brže i učinkovitije upravljanje dokumentima omogućuje automatizirano snimanje, distribuciju i arhiviranje dokumenata kao što su fakture ili narudžbenice. Na koncu, zaposlenici će imati više vremena za svoj posao, jer se smanjuje vrijeme čekanja za dokumente. Uređaji se stavljaju na optimalne udaljenosti i uvijek ih je dovoljno da ne dolazi do čekanja.